○常陸太田市立学校処務規程

昭和35年4月1日

教委訓令第4号

注 平成19年3月から改正経過を注記した。

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,常陸太田市立学校管理規則(昭和32年常陸太田市教育委員会規則第20号)第36条の規定に基づき,学校の公印の取扱,文書処理その他の事務処理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

第2章 公印

(公印の種類)

第2条 学校の公印(以下「公印」という。)は,学校印及び校長印とする。

(公印の規格)

第3条 公印の規格は,別表第1のとおりとする。

(公印の保管)

第4条 校長は,公印を常に堅固な容器に納めて保管し,使用の責に任ずるものとする。

(公印の使用)

第5条 公印を使用するときは,押印しようとする文書を校長に提示してその確認を受けるものとする。

(公印の廃棄及び事故)

第6条 校長は,公印を廃棄しようとするとき,又は公印に事故が生じたときは,速やかに教育委員会教育長にその旨を届け出るものとする。

(事務の代決)

第7条 校長が不在のときは,教頭がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第8条 重要又は異例に属すると認める事務については,前条の規定による代決をすることができない。ただし,あらかじめ処理の方針を指示されたもの及び特に緊急を要するものについてはこの限りでない。

2 代決した事務は,速やかに校長に報告するものとする。

(平19教委訓令1・一部改正)

(文書取扱主任)

第9条 学校における文書事務を円滑に処理するため,文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は,所属職員の中から校長が命ずる。

3 文書取扱主任が不在のとき,又は事故あるときは,あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。

(到着文書の処理)

第10条 学校に到着した文書は,速やかに次の各号により処理するものとする。

(1) 普通文書は,ただちに開封し,文書受理簿(様式第1号)に登録するとともに,その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し,校長及び教頭の閲覧に供すること。ただし,軽易な文書は,文書受理簿に登録する手続を省略することができる。

(2) 親展文書及び書留文書は開封せず,その封皮に受付印を押し,文書受理簿に登録したうえ,直接そのあて名の者に配布し受領印を徴すること。この場合において配布を受けた者が,前号の規定による処理を要すると認めたものについては,速やかにその手続を経るものとする。

(3) 現金,金券及び有価証券は,金券等受付簿(様式第3号)に登録し,あて名の者に配付して受領印を徴すること。

第11条 校長は,前条第1号の規定により閲覧したときは,自ら処理するもののほかは処理意見を示し,教頭を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第12条 文書の受理番号は,文書受理簿により一連番号を付し,毎年1月1日に更新するものとする。

(立案)

第13条 事件の処理については,担当職員において立案し,校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第14条 発送を要する文書は,担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し,文書取扱主任に回付するものとする。

2 前項の規定にかかわらず,次の各号に掲げる文書は,公印又は契印の押捺を省略することができる。

(1) 通知,照会等で印刷又は謄写した同文書

(2) 職員のみを構成員とする会議の通知,事務連絡等又は軽易な文書

3 文書取扱主任は,第1項の規定による回付をうけたときは,文書受理簿又は文書発送簿(様式第4号)に必要事項を記載し発送の手続をとるものとする。ただし,軽易な文書については,文書発送簿に記載することを省略できる。

第15条 文書発送簿は,毎年1月1日に更新する。

(処理済の文書の編冊)

第16条 処理済の文書は,おおむね次の各号に掲げる区分により分類し,年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し一定の場所に保管しておくものとする。ただし,第19条の規定により,別表第2に表簿の分類がなされているものについては,当該分類によるものとする。

(1) 学校管理及び学校経営関係

(2) 教科及び教育内容関係

(3) 学校保健関係

(4) 学校給食関係

(5) 学校図書館関係

(6) 要保護児童生徒関係

(7) 調査統計関係

(8) 諸給与及び福利関係

(9) 予算及び補助金関係

(10) 各種団体関係

(11) その他

2 前項に規定する文書整理表は,表紙の次に綴込むものとする。

(未処理の文書の保管)

第17条 未処理の文書は,担当職員において一定の場所に保管し,常にその所在を明らかにしておくものとする。

第4章 表簿の保存

(表簿の保存)

第18条 表簿は書庫(書棚)に収め,虫害,湿気及び火気に注意し,かつ非常事態に際し特に保全を要するものは,書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し,保存するものとする。

(表簿の保存年限)

第19条 表簿の保存年限は別表第2のとおりとし,保存年限の起算日は,暦年による文書にあつては,その完結した日の属する年の翌年の初めから起算し,年度のものにあつては,翌年度の初めから起算する。

(保存表簿の持出及び公開の制限)

第20条 保存表簿は,学校外に持ち出し,又は外部のものに公開してはならない。ただし,校長の許可を受けたときはこの限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第21条 保存期間の満了した表簿は,校長が焼却その他の方法により廃棄するものとする。

第5章 雑則

(委任)

第22条 この規程に定めるもののほか,事務処理に関し必要な事項は,校長が定める。

付 則

1 この訓令は,昭和35年4月1日から施行する。

2 この訓令施行の際,現に使用中の文書受理簿,文書発送簿及び金券等受付簿は,昭和36年3月31日まで使用することができる。

3 この訓令施行の際,現に使用中の公印及び受付印は第3条及び第10条の規定にかかわらず引続き使用することができる。

附 則(昭和47年教委訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(昭和59年教委訓令第2号)

この訓令は,昭和59年4月1日から施行する。

附 則(昭和59年教委訓令第3号)

この訓令は,昭和59年9月1日から施行する。

附 則(平成5年教委訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成19年教委訓令第1号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

別表第1(第3条関係)

校長印

学校印(乙)

学校印(甲)

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別表第2(第19条関係)

保存文書の種類

保存年限

1 学校の管理運営に関するもの

 

(1) 学校沿革誌

永年

(2) 例規等重要報告書綴

永年

(3) 学校日誌

5年

(4) 当直日誌

3年

(5) 保健日誌

3年

(6) 給食日誌

3年

(7) 日課表

5年

(8) 教科用図書配当表

5年

(9) 担任学級教科科目時間表

5年

(10) 学校医執務記録簿

5年

(11) 学校歯科医執務記録簿

5年

(12) 学校薬剤師執務記録簿

5年

(13) 文書収受処理簿

5年

(14) 金券等収受配布簿

3年

(15) 文書番号簿

3年

(16) 第16条第1項第1号から第10号までの文書

3年

2 教職員に関するもの

 

(1) 履歴書

永年

(2) 職員進退関係綴

10年

(3) 出勤簿

5年

(4) 旅行命令簿

5年

(5) 宿直・日直勤務命令簿

5年

(6) 時間外勤務・休日勤務及び夜間勤務命令簿

5年

(7) 年次休暇整理簿

3年

(8) 勤務を要しない日の割振り簿

3年

(9) 勤務を要しない日の振替え簿

3年

(10) 研修承認整理簿

3年

(11) 諸願届出書類

3年

(12) 出張復命書

3年

(13) 職員健康診断書

5年

(14) 諸給与明細書控

5年

(15) 旅費請求書控

5年

3 児童・生徒に関するもの

 

(1) 指導要録(写本,写)

 

・学籍に関する記録

20年

・指導に関する記録

5年

(2) 指導要録(抄本)

児童又は生徒が当該学校に在学する期間

(3) 卒業証書台帳

永年

(4) 児童生徒賞罰関係綴

10年

(5) 出席簿

5年

(6) 健康診断票

5年

(7) 歯の検査票

5年

(8) 就学時健康診断票

5年

4 学校財産台帳

永年

5 財務に関するもの

5年

(1) 予算書

5年

(2) 予算差引簿

5年

(3) 物品購入簿

5年

(4) 消耗品出納簿

5年

(5) 郵便切手受払簿

5年

(平19教委訓令1・一部改正)

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(平19教委訓令1・一部改正)

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(平19教委訓令1・一部改正)

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(平19教委訓令1・一部改正)

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常陸太田市立学校処務規程

昭和35年4月1日 教育委員会訓令第4号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第12編 育/第2章 学校教育
沿革情報
昭和35年4月1日 教育委員会訓令第4号
昭和47年11月15日 教育委員会訓令第1号
昭和59年3月21日 教育委員会訓令第2号
昭和59年8月27日 教育委員会訓令第3号
平成5年1月18日 教育委員会訓令第1号
平成19年3月19日 教育委員会訓令第1号