○常陸太田市議会事務局処務規程

昭和44年6月21日

議会告示第2号

注 平成19年3月から改正経過を注記した。

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,常陸太田市議会事務局条例(昭和44年常陸太田市条例第10号)第3条の規定により常陸太田市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織及び事務の処理並びに職員の服務等について必要な事項を定めるものとする。

(事務局の職員)

第2条 事務局に事務局長のほか,係長を置く。ただし,必要に応じ次長,副参事,主査,主幹,主任又は主事を置くことができる。

2 次長,係長,副参事,主査,主幹,主任及び主事は書記をもつて充てる。

(事務局職員の職務)

第3条 事務局長は,議長の命を受け議会の事務を掌理し,所属職員を指揮監督する。

2 次長は,事務局長を補佐し,その分掌事務を処理する。

3 係長は,上司の命を受け,係の事務を処理する。

4 副参事は,上司の命を受け,特に命じられた困難な事務を処理する。

5 主査,主幹及び主任は,上司の命を受け,特に命じられた事務を処理する。

6 主事及びその他の職員は,上司の命を受け,その担当する事務に従事する。

(平19議会告示1・一部改正)

(職務の代理)

第4条 事務局長に事故があるときは,上席の職員がその職務を代理する。

第2章 事務の分掌

(事務局の係)

第5条 事務局に次の係を置く。

総務係

議事係

(平19議会告示1・一部改正)

(事務の分掌)

第6条 各係の分掌事務は次の通りとする。

総務係

(1) 文書の収受,発送及び保存に関すること。

(2) 条例,規則等に関すること。

(3) 公印の管守に関すること。

(4) 職員の身分及び報酬,費用弁償,その他諸給与並びに処遇に関すること。

(5) 職員の人事,給与,服務及び福利厚生に関すること。

(6) 議会費の予算経理に関すること。

(7) 議場その他関係各室の管理に関すること。

(8) 各種資料及び情報の収集整理に関すること。

(9) 議長会その他諸会に関すること。

(10) 議会の渉外事務に関すること。

(11) 議会図書室に関すること。

(12) 物品の出納保管に関すること。

(13) 議会用自動車に関すること。

(14) 議会だよりに関すること。

(15) 他係の主管に属しないこと。

議事係

(1) 議事日程及び諸般の報告に関すること。

(2) 議会の本会議,委員会及び公聴会に関すること。

(3) 議員協議会に関すること。

(4) 議案及び発議並びに質問等に関すること。

(5) 請願及び陳情等に関すること。

(6) 議会における選挙に関すること。

(7) 議決及び決定事項の処理に関すること。

(8) 会議録その他会議の記録の調製,編さんに関すること。

(9) 議会の傍聴に関すること。

(10) 議会の調査に関すること。

(11) その他議会の議事に関すること。

(平19議会告示1・一部改正)

(臨時,特別の事務)

第7条 議長は臨時又は特別の事務については前条の分掌によらず処理させることができる。

第3章 事務の専決及び代決

(決裁)

第8条 議会の事務は,すべて事務局長を経て議長の決裁を受けなければならない。

(事務の専決)

第9条 次に掲げる事項は,事務局長において専決することができる。

(1) 職員の定期諸給与に関すること。

(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。

(3) 職員の休暇及び私事旅行の許否並びに除服出仕に関すること。

(4) 議案その他の印刷に関すること。

(5) 物品の購入,修繕及び不用品の処分に関すること。

(6) 議決書の謄抄本の交付及び議決事項の認証に関すること。

(7) 議場その他関係各室の使用許否に関すること。

(8) その他軽易な事項の処理に関すること。

(事務の代決)

第10条 議長不在のときは,事務局長がその事務を代決する。

2 前項の場合において,重要又は異例に属する事務については代決することができない。但し,あらかじめ処理の方針を指示されたものについてはこの限りでない。

(後閲)

第11条 代決若しくは代理をなしたときは,軽易な事項を除き議長の後閲に供しなければならない。

第4章 事務の処理

第1節 文書の収受及び配付

(文書の収受配付)

第12条 到着した文書は,総務係において次の各号により処理しなければならない。

(1) 親展文書は,その封皮に収受年月日及び番号を記入し,親展文書収受配付簿に登録し,直接これをあて名の者に配付し受領印を徴さなければならない。

(2) 普通文書は,直ちに開封し,収受年月日及び番号を記入し,文書収受簿に登録し,速やかに事務局長の閲覧を受け主務者に配付しなければならない。但し,軽易な文書は,文書収受簿に登録する手続を省略単に収受年月日を記入し配付することができる。

(平19議会告示1・一部改正)

第2節 文書の処理

(文書の早急処理)

第13条 文書の配付を受けたときは,主務者はその文書を早急に処理しなければならない。

(重要異例文書の処理)

第14条 配付を受けた文書のうち,重要又は異例のものについては,あらかじめ事務局長の指示を受けて処理しなければならない。

(文書の起案)

第15条 事件の処理については,起案用紙により起案し,決裁を受けなければならない。

2 起案文書は,重要又は異例の事件については,その趣旨経過の概要又は関係法令その他参考となる事項を附記し,関係書類を添えなければならない。

3 起案文書には,特別の取扱を要する事項を表示しなければならない。

(合議)

第16条 主務者が起案したときは,関係者に合議しなければならない。

(軽易な文書の取扱)

第17条 軽易な文書で保存する必要がない文書は,符せん用紙によりこれを行うことができる。

第3節 文書の浄書及び発送

(文書の浄書,発送)

第18条 決裁済の起案文書中,発送を要するものは,総務係において浄書及び発送しなければならない。

(平19議会告示1・一部改正)

(発送の手続)

第19条 総務係において,発送文書の送付を受けたときは,文書発送簿に登録し,文書収受簿に登録した文書については,文書収受簿にその経過を記載し,職印を押し,速やかに,発送し,起案文書を主務者に返さなければならない。但し,軽易な文書は,文書発送簿に登録の手続を省略して発送することができる。

2 発送文書のうち印刷した同文の通知文,照会文等は,職印又は契印を押すことを省略することができる。

(平19議会告示1・一部改正)

(公文の記号及び番号)

第20条 公文には「太議」の記号を冠用し,逐次番号を付けるものとする。

2 前項の番号は毎年1月に起し,12月に終るものとする。

第4節 文書の保存

(完結文書)

第21条 完結文書は,直ちに整理し保存しなければならない。

第5章 物品の取扱

(備品の保管及び出納)

第22条 備品の保管及び出納については,備品台帳に記載し,整理しなければならない。

(消耗品の保管及び出納)

第23条 消耗品の保管及び出納については,消耗品出納簿に記入し整理しなければならない。

第6章 服務心得

(庁中日誌)

第24条 事務局長は,庁中日誌に毎日の主な行事を記載し,議長の閲覧に供しなければならない。

(出勤,遅参,早退及び休暇等)

第25条 職員が出勤したときは,自ら出勤票に出勤の時刻を記録しなければならない。

2 出勤時刻を過ぎ出勤したとき,又は退庁時刻前に退庁しようとするときは,事務局長の承認を受けなければならない。

3 病気その他の事故により休暇若しくは欠勤するものは,事務局長に届出なければならない。

(執務時間外の勤務)

第26条 執務時間外の勤務は,時間外勤務,休日勤務等の命令を受けてから行わなければならない。

(文書の発表持出)

第27条 文書は,事務局長の許可を受けなければ他人に示し,内容を告げ又はその写を与えることはできない。庁外に携行しようとするときもまた同様とする。

(退庁後の文書,物品等の整理)

第28条 職員が退庁するときは,文書,物品等は所定の場所に整理し,散いつしないよう注意しなければならない。

(準用規定)

第29条 この規程に定めるものの外,事務局の処務については,市長の事務部局の例による。

附 則

この規程は,昭和44年7月1日から施行する。

附 則(昭和49年議会告示第1号)

1 この規程は,昭和49年4月1日から施行する。

2 この規程施行の際,特に辞令を発せられない限り,主査,主幹にあつた者の補職名は,係長事務取扱であつた者については係長,それ以外のもので事務関係の者については主事,技術関係の者については技師になつたものとみなす。

改正文(昭和61年議会告示第1号)

昭和61年10月1日から施行する。

附 則(平成9年議会告示第1号)

この告示は,平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成19年議会告示第1号)

この告示は,平成19年4月1日から施行する。

常陸太田市議会事務局処務規程

昭和44年6月21日 議会告示第2号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第2編 議会・選挙・監査/第1章
沿革情報
昭和44年6月21日 議会告示第2号
昭和49年3月30日 議会告示第1号
昭和61年10月1日 議会告示第1号
平成9年3月25日 議会告示第1号
平成19年3月22日 議会告示第1号