○常陸太田市の文書の作成要領

昭和35年12月26日

訓令第1号

第1 方針

文書は,意図するところを正確に,わかりやすい表現で,要領よく,しかも見てすぐわかるように作らなければならない。

第2 文書の方式

文書は,次に掲げるものを除き,すべて左横書きとする。

1 法律・政令・県条例・県規則等で縦書きと定められているもの

2 慣習上横書きにしては不適当と思われる賞状,表彰状,祝辞等

3 総務課長が特に縦書きを適当と認めるもの

第3 文体および文章

1 文書は,漢字とひらがなとを交えて書くものとする。

2 条例・規則・訓令・命令および契約書は,「である」体とし,これら以外の公告・掲示・指令・通達・通知・供覧・回覧・伺・願・届・申請・照会・回答・報告等の文書は,すべて「ます」体とする。

3 文書は,いいにくいことばを使わず,耳できいてすぐわかるようにやさしいことばで書く。

4 文書は,なるべく短文に区切るほか,箇条書きを利用する。

5 文章の一段落では,行を改める。ただし,「ただし」ではじまるもの,「この」「その」でつけ加えるものおよび「同じである」で受けるものは,行を改めない。

6 文章の書きだしおよび行を改めるときは,一字分を空白にする。

7 文章には濁点,半濁点を必ずつける。

第4 用字

1 漢字

(1) 漢字は,当用漢字表(昭和21年内閣告示第32号)当用漢字別表(昭和23年内閣告示第1号)および当用漢字音訓表(昭和48年内閣告示第2号)による。ただし,地名および人名等で漢字のきまつているものは,これによらない。

(2) 字体は,当用漢字字体表(昭和24年内閣告示第1号)によりかい書で書く。

(3) 数字でも次のような場合は,漢字を用いる。

ア 数量的な感じのうすいことばを書く場合

例 一覧,一部分,一般

イ 慣用的なことば(「ひとつ」「ふたつ」などと読む場合)を書く場合

例 一休み,二間続き,三つ組

ウ 概数を示す場合

例 二・三人,十五・六日ごろ

エ 固有名詞

例 四国,九州,二重橋,北三の丸

オ 単位として用いる場合

例 120万,1,200億

(4) 当用漢字表で書き表わせない漢字は,次の標準によつて言いかえ,書きかえをする。

ア 同じ音の意味の似た字に書きかえる。

(例) 編×→編集,×育→保育,×合→連合,×乳→練乳

イ 意味の似ている使いなれたことばに書きかえる。

(例) ×報→雑報,×→印形,改×→改心,×請→申請

ウ 新しいことばをくふうして使う。

(例) 罹災救助→災害救助,×職→汚職,×損→損傷,×乱→騒乱

エ やさしいことばで言いかえる。

(例) ×蔽する→隠す,×護する→かばう

オ 他によい言いかえがなく,または言いかえをしてはふつごうなものはかながきとし,読みにくいものは,上に「ヽ」をつける。

(例) ×漑→かんがい❜❜❜❜×菜→菜,右×→右げん❜❜

×製品→わら❜❜製品

(5) 訓読みの場合に「当用漢字表」にない字,または「当用漢字音訓表」によつて読みかたの制限されている字で,言いかえのできないものは,かながきとする。

(例) ×め→あらかじめ,×やか→すみやか,×名→あて名

×る→さかのぼる

(6) 「当用漢字表」,「同音訓表」によつて読み書きできるものでも,かたぐるしいことばを用いることをやめて,日常一般に使いなれていることばを使う。

(例) 措置××→処置,請懇××する→お願いする,充当××する→充てる

即応××した→かなつた,善処××する→適当な処置をする

(7) 音読することばは,なるべくさけ,耳で聞いて意味のすぐわかることばを用いる

(例) ×川→川,橋×→橋,塵埃××→ほこり,眼瞼××→まぶた

充填××する→うめる→つめる,堅持××する→かたく守る

陳述××する→のべる

(8) 音読することばで,意味の二様にとれるものは,なるべくさける。

(例) 協調する(強調するとまぎれるおそれがある)→歩調を合わせる,勧奨する(干渉する)→すすめる,衷心(中心)→心から,潜行する(先行する)→ひそむ,出航(出講)→出帆・出発

(9) 代名詞,副詞,連体詞,感動助詞は,「当用漢字表」によつて書けるものでも,原則としてかながきとする。

(例) わたくし,あまり,ここに,ああ

(10) 人名,地名は,さしつかえのない限り,当用漢字簡易字体を用いてもよい。また場合によつてはかながきにしてもよい。

(11) 漢字の読みかたを明らかにする必要のあるときは,場合によつてふりがなをつける。

2 かな

(1) かなづかいは,現代かなづかい(昭和21年内閣告示第33号)による。

(2) 送りがなは,送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。

(3) 外国の地名,人名,外来語は,かたかなで書く。

(4) ふりがなは,その字の上につける。

3 数字

(1) 数字は,第4―1―(3)以外は,アラビヤ数字で書く。

(2) 数字のけたの区切り方は,3位区切りとし,区切りには「,」(コンマ)を用いる。ただし,年号,文書番号,電話番号など特別なものは,区切りをつけない。

第5 符号

1 「。」(まる)

(1) 「。」(まる)は,一つの文を完全に言い切つたところに必ず用いる。

(例) 手数料は,次の区分により徴収する。

「かつこ」の中でも,文の言い切りには必ず用いる。

(例) 「優生保護法」(以下「法」という。)第4条の規定により……………

(2) 次のような場合には「。」を用いない。

ア 題目,標語その他簡単な語区を掲げる場合

イ 言い切つたものを,かつこを用いず「と」で受ける場合

(例) 成績書の謄本の交付を受けようとする者,……………………………

ウ 疑問,質問の内容をあげる場合

(例) いかなる形式を採用するかを決定する。

エ 体言(名詞)で終る条文中の各号の場合

2 「,」(コンマ)(句(区)切り点)

アラビヤ数字のケタ区切り点として用いるほか,日本文の縦書きに用いた「、」(てん)の代りに用いる。

(1) 「,」は一つの文の中で,ことばの切れ続きを明らかにする必要のあるところに用いる。ただし,多く用いすぎて,かえつて全体の関係が不明になることのないようにする。

(2) 「,」を用いるのは,次のような場合である。

ア 叙述の主題を示す「は」「も」などのあと。

(例) 委員長は,総会を総理する。

この条例は,公布の日から施行する。

何人も,家畜市場に類する行為を行つてはならない。

イ 対等に並列する同種類の語句のあいだ。

(例) 許可を受けた者は,許可の期間中その場所に許可の年月日,指令番号,目的,期間および住所ならびに氏名を表示しなければならない。

委員長および委員は,政治,教育,宗教,文化,経済および産業等の各界における学識経験者から市長が任命または委嘱する。

事前に,事宜によつては事後に,議会の同意を経ること。

許可を取り消し,もしくは停止し,または変更することができる。

ウ 文の初めにおく接続詞および副詞のあと。

(例) また,なお,ただし,もつとも,そうして,そのうえ,しかも,それゆえ,それで,そこで,したがつて,ついては,しかし,けれども,さて,なかんずく,もし,たとえ

この憲法が国民に保障する自由及び権利は,………………を保持しなければならない。また,国民は,乱用してはならないのであつて,常に………………………

この条例の定めるところにより手数料を徴収する。ただし,市長が特別の事由があると認めたものは減免する。

エ 叙述に対して限定を加え,条件をあげる語句のあと

(例) が,を,から,には(するには),ため(に),を除いて(は),を基本として,に立脚して,に応じて,に先だつて,関して(は),に対し(ては),により(ては),のもとに,とともに,うえで,限り,のほか以外は,のうち,にかかわらず,ば(あれば,なければ),とき(は),場合に(は,も),のち,前は,以内に,の際に,の間,ゆえに,ので,から,ても,とも,のに,けれども,が,と,ながら,ずに,ないで,たり,し

オ 直接にあとの語区に続く場合,ひとまとめと考えられる場合および次のようにひとつづきのものと認められる場合は「,」を用いない。

がある(がない),ができる(はできない),である(ではない),をする,を認める,を公布する,とする(という)(と思う)(と信ずる),を必要とする,ていく,てくる,ておく,てしまう,てみる,なければならない,てはならない

(例) 下記の場合に効力を失う。

議会に対し連帯して責任を負う。

カ 体言(名詞)に対して限定して修飾する語句には,原則として「,」を用いない

(例) 日本国の政治の最終の形態は,日本国民の自由に表明する意志により決定される。

キ 各項の順序を示す番号・記号には,原則として「,」を用いず,その下に空白をおく。

(例)

1 試験の期日 昭和  年  月  日

2 試験の方法

(1) 心理学

(2) 栄養学

(3) 口頭試験

(3) 「,」の用いようでは,誤解を生ずる場合がある。

ア 次のような例では,「,」を用いると誤解を生じやすい。

(例) すべて国民は,ひとしく教育を受ける権利を有する。

イ 次のような例では,「,」を用いないと誤解を生じやすい。

(例) 刑事被告人は,いかなる場合にも,資格を有する弁護人を依頼することができる。

ウ 次のような例では,「,」を用いないと読みにくい。

(例) かな,もしくは漢字,さけや,ますのような魚,塩水で煮熱し,伸展機にかけて,のばしたもの

3 「・」(なかてん)

(1) 「・」は,かな,もしくは漢字で事物の名を列挙するとき,「,」の代りに,または「,」とあわせて用いることができる。「・」を用いたときは,「および」・「ならびに」の接続詞を省くことができる。

(例) 地図には,えん堤・取水口・ずい道・暗きよ・水そう・発電所・放水口その他重要工作物の位置を記入すること。

船蔵町(1丁目・2丁目・3丁目を除く。)を受持区域とする。

(2) 「・」は,上のほか,外国の地名,人名,ローマ字,日付,時刻について,次のように用いる。

(例) アダム・スミス,ニユーヨーク・ヘラルド・トリビユーン紙,ニユー・デイール,ジユニア・ハイ・スクール,エイッチ・ジー・ウエルズ(H・G・ウエルズ)N・H・K

D・D・T,12・30,昭和25・2・1

4 ( )(かつこ),「 」(かぎ)

(1) ( )は,一つの語句または文のあとに注記を加えるとき,その注記をはさんで用いる。

( )の中でさらに必要あるときは,〔 〕(そでかつこ)を用いる。なお,〔 〕は,見出しに用いることがある。

(例) 森林法(以下〔法〕という。)の規定により………………………鉱業用水(鉱工業経営に必要な一切の用水〔汽かん用水を除く。〕を含む。)

また必要によつては,{ }(そとかつこ)を用いる。

(2) 「 」は,引用する語句もしくは文,または特に示す必要のある語句をはさんで用いる。

「 」の中でさらにかぎを用いるときは,『 』(ふたえかぎ)を用いる。

(3) 特に示す必要がある語句またはかながきによる事物の名称は,「 」を用いずに,傍線,傍点などを用い,またかたかなでしるすことができる。

5 「・」(ピリオド)は,単位を示す場合,見出し符号をつける場合および省略符号とする場合に用いる。

(例) 1,234・00円 0・12 昭・35・12・20 N・H・K

6 「:」(コロン)は,次に続く説明文またはその他の語句があることを示す場合に用いる。

(例) 注: 参考: 参照: 添付書類:

7 「~」(なみがた)は,「………から………まで」を示す場合に用いる。

(例) 第1号~第8号, 東京~大阪

8 「―」(ダツシユ)は,語句の説明,言い換えおよび丁目,番地などを省略する場合に用いる。

(例) 信号灯赤色―危険 青色―安全

銀座1―2(銀座1丁目2番地)

9 「々」(同の字点)「ゝ(一の点)

(1) 「々」は,同じ漢字が続く場合に用いる。

(例) 人々 国々 年々歳々

ただし,関連がなく,たまたま,同じ漢字が重なつたに過ぎない場合に用いてはいけない。

(例) 民主主義 茨城県県税 事務所所在地

(2) 「ゝ」は,同じかなが続く場合に用いる。

(例) やゝ ほゞ とゝのえる つゝむ

ただし,次のような場合には用いてはいけない。

(例) かわいい そののち いうものの こととする

バナナ ココア ちち はは

10 傍点および傍線を用いる場合は,傍点は語句の上に,傍線は語句の下に付けて書く。

(例) 菜 握 かん❜❜

やさしく書くのが能率的である。

11 見出し符号

(1) 項目を細別するときは,次の順序によつて用いる。

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(2) 見出し符号は「ゝ(てん)」をうたず,1字分空白として次の字を書き出す。

第6 用紙の使い方およびとじ方

1 用紙は,日本標準規格(JIS)による紙加工仕上げ寸法(PO138)のB5判およびB4判を用い,原則としてB5判用紙は縦長に,B4判用紙を横長にして用いる。この場合B4判用紙は二つ折り,または三つ折り込みとする。

2 文書は,左とじとする。ただし,特別の場合の文書のとじ方は,次の例による。

(1) B5判の用紙を横長に,B4判用紙を縦長に用いたときは,上とじする。ただし,B4判用紙を横長に用いたときでも,特別の場合は,上とじとすることができる。

(2) 左横書き文書と,左に余白がある縦書き文書をとじる場合は,そのまま縦書き文書の左をとじる。

(3) 左横書き文書と,左に余白のない縦書き文書をとじる場合は,縦書き文書をうらとじ(脊中あわせ)とする。

3 用紙の大きさの異る文書をいつしよにとじるときは,左側と上部をそろえてとじる。

4 文書は,原則としてこよりとじとする。

第7 文例

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附 則(昭和42年訓令第18号)

この訓令は,令達の日から施行する。

附 則(昭和45年訓令第2号)

この訓令は,昭和45年4月1日から施行する。

附 則(昭和48年訓令第5号)

この訓令は,公布の日から施行する。

常陸太田市の文書の作成要領

昭和35年12月26日 訓令第1号

(昭和48年7月17日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章
沿革情報
昭和35年12月26日 訓令第1号
昭和42年12月1日 訓令第18号
昭和45年3月25日 訓令第2号
昭和48年7月17日 訓令第5号