○常陸太田市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する要綱

平成18年10月23日

告示第119号

(目的)

第1条 この要綱は,住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めることにより,市民の基本的人権及びプライバシーの保護を図るとともに,その適正かつ円滑な事務処理を図ることを目的とする。

(閲覧台帳)

第2条 閲覧に供する書類は,法第11条第1項に掲げる事項を記載した書類(以下「閲覧台帳」という。)とする。

2 閲覧台帳は,毎年1月1日及び7月1日現在の住民基本台帳に基づき,それぞれ1月及び7月に作成する。

3 閲覧台帳は,施錠のできる保管庫へ常時保管し,改製となつた閲覧台帳は,速やかに廃棄処分しなければならない。

(閲覧場所等)

第3条 閲覧に供する場所(以下「閲覧場所」という。)は,市民生活部市民課事務室とする。

2 閲覧場所において閲覧のできる人数は2名を限度とし,かつ,1団体とする。

(閲覧のできる日等)

第4条 閲覧のできる日は,常陸太田市の休日を定める条例(平成元年常陸太田市条例第29号)第1条第1項に規定する日を除いた日とする。ただし,事務に支障があると市長が認めたときは,この限りでない。

2 閲覧に供する時間は,午前9時から正午まで及び午後1時から午後5時までとする。

(閲覧の予約)

第5条 閲覧の請求又は申出をしようとする者(以下「閲覧請求者等」という。)は,あらかじめ電話又は来庁のうえ,閲覧予定日の前日までに予約しなければならない。

2 前項の予約の際には,次に掲げる事項を明らかにしなければならない。

(1) 閲覧請求者等の氏名及び住所(法人にあつては名称及び所在地)

(2) 閲覧予定日

(3) 閲覧の目的

(4) 閲覧の対象地区及び対象者の範囲

(5) 閲覧請求者等の連絡先

(閲覧の請求)

第6条 閲覧請求者等は,次に掲げる住民基本台帳の写しの閲覧請求書等(以下「請求書等」という。)に所定の事項を記入かつ押印し,閲覧予定日の前日までに市長に提出しなければならない。

(1) 様式第1号 法第11条第1項の規定に基づく閲覧の請求の場合(ただし,犯罪捜査等のための請求の場合を除く。)

(2) 様式第2号 法第11条第1項の規定の基づく閲覧の請求のうち,犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難なものの場合

(3) 様式第3号 法第11条の2第1項の規定に基づく閲覧の申出の場合

2 市長は,請求の内容を確認するために必要と認めるときは,請求書等に加え閲覧請求者等に次に掲げる書類の提出を求めることができる。

(1) 閲覧請求者等が法人等の場合にあつては,商業登記簿の写し及び業務内容を示す書類

(2) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく個人情報取扱事業者としての対応を明示した書類

(3) 閲覧の目的に係る調査等の内容を示す書類

(4) 閲覧をしようとする者(以下「閲覧者」という。)が閲覧請求者等からの委託を受けて閲覧するときは,委託契約書の写し並びに当該閲覧者及び閲覧請求者等それぞれに係る前3号に掲げる書類

(5) その他市長が必要と認める書類

(閲覧の制限)

第7条 市長は,次の各号の一に該当するときは,当該閲覧の請求又は申出を拒むことができる。

(1) 事務に支障があると認められるとき。

(2) 複数の者が一時に閲覧の請求又は申出をし,閲覧台帳の使用が競合するとき。

(3) 請求書等の内容及び添付書類に不備があるとき。

(4) 閲覧者の本人確認ができないとき。

(5) 前各号に掲げるもののほか,市長が不適当と認めるとき。

(閲覧者の本人確認)

第8条 市長は,閲覧者に身分証明書等の提示を求めて本人確認を行うものとする。

(閲覧の方法)

第9条 閲覧は,読み取り(機器によるものを除く。)又は筆記による転記に限り認めるものとする。

2 閲覧者は,閲覧台帳を丁寧に扱い,破損,汚損,加筆その他不正な行為をしてはならない。

(閲覧者の責務)

第10条 閲覧請求者等及び閲覧者は,閲覧により作成した資料について,個人の基本的人権の尊重及びプライバシーの保護のため,その使用及び保管については十分注意するとともに,閲覧目的以外に使用してはならない。

(市長が定める居住関係の確認)

第11条 法第11条の2第1項第3号の市町村長が定める居住関係の確認は,次のとおりとする。

(1) マンションの管理組合が当該マンションの管理業務を行うために居住者を確認する場合(居住者を確認する方法が他にない場合に限る。)

(2) 自らの住所に無断で住所を定めたものがいないかどうかを確認する場合

(3) 前2号に定めるもののほか,住民基本台帳の一部の写しを閲覧する以外に居住関係の確認ができないと市長が認める場合

(閲覧の公表)

第12条 法第11条第3項及び第11条の2第12項の規定に基づく閲覧の状況の公表は,毎年8月に市広報紙,ホームページ等への掲載により行う。

(委任)

第13条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は,市長が別に定める。

附 則

この告示は,平成18年11月1日から施行する。

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常陸太田市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する要綱

平成18年10月23日 告示第119号

(平成18年11月1日施行)