○常陸太田市文書取扱規程

平成9年3月31日

訓令第15号

目次

第1章 総則(第1条~第7条)

第2章 文書の受領及び配付(第8条~第13条)

第3章 文書の処理(第14条~第20条)

第4章 文書の施行(第21条~第29条)

第5章 文書の整理及び保管(第30条~第36条)

第6章 文書の保存及び廃棄(第37条~第40条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,別に定めのあるもののほか,本市における文書の取扱いについて,必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱い,常にその処理経過を明らかにして事務が能率的に処理されるよう努めるとともに,処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は,文書管理の全般を統括するとともに,各課(課相当の室,所,センターを含む。以下同じ。)の文書事務が適正かつ能率的に行われるよう常に留意し,指導及び改善を行わなければならない。

(平12訓令7・全改)

(課長の職責)

第4条 常陸太田市行政組織規則(昭和45年常陸太田市規則第9号)第5条第1項に定める課長(以下「課長」という。)は,常に当該課における文書の正確かつ迅速な取扱いに留意し,その促進に努めなければならない。

(平12訓令7・全改)

(文書取扱者)

第5条 文書事務を円滑適正に行うため,その中心的役割を担う者として,各課に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は,課の庶務を取り扱う係長をもつて充てる。

3 文書取扱者は,次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書の整理,保管,保存,廃棄に関すること。

(4) 文書事務の改善指導に関すること。

(5) その他文書の取扱いについて,必要なこと。

(平12訓令7・全改)

(文書の種類)

第6条 文書は,法規文書,令達文書,公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書は,次の各号に掲げるものとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。

3 令達文書は,次の各号に掲げるものとする。

(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し,所属の機関又は職員に対し命令するもので,公示するものをいう。

(2) 指令 特定の者に対し,法令の規定又は職務上の権限に基づき許可,認可,命令等の処分を内容とする行為をいう。

4 公示文書は,次の各号に掲げるものとする。

(1) 告示 法令等の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(2) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

5 一般文書は,前3項に規定する文書以外の文書とする。

(文書処理の年度)

第7条 文書処理の年度区分は,法規文書,令達文書及び公示文書にあつては暦年により,一般文書にあつては会計年度による。ただし,一般文書のうち,他に定めのあるもの又は総務課長が特に必要と認めるものについては,暦年によることができる。

第2章 文書の受領及び配付

(平12訓令7・改称)

(文書の受領及び処理)

第8条 送達された文書は,総務課長が受領するものとし,次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受領した文書(次号及び第3号に規定する文書を除く。)は,開封せず,主管課に配付する。

(2) 書留,配達証明,内容証明,特別送達その他特殊な文書は,開封せず封筒に受付印(様式第1号)を押し,親展書留文書等配布簿(様式第2号)に記載し,主管課長に配付して受領印を徴する。

(3) 親展文書は,開封せず封筒に受付印を押し,親展書留文書等配付簿に記載し,市長及び副市長あてのものは秘書課長に,その他のものはそれぞれ直接あて名の者に配付して受領印を徴する。

(4) 前3号の規定にかかわらず,配付先が明確でない文書は,開封できるものとする。

(5) 開封した文書に,現金,有価証券,金券等が封入されているものは,金券受付簿(様式第3号)に記載し,主管課長に配付して受領印を徴する。

(6) 訴訟,異議申立て等到着の日時が効力に影響を及ぼす文書は,文書の余白に受付印を押すとともに到着した時刻を明記し,親展書留文書等配付簿に記載し,主管課長に配付して受領印を徴する。

2 総務課長は,2以上の課又は出先機関に関係のある文書で,主管が定まらないものについては,総務部長の指示を受けて当該文書を主管すべき課に配付する。

(平12訓令7・平19訓令7・一部改正)

(郵便料金の未納又は不足の文書の受領)

第9条 郵便料金の未納又は不足の文書が送達されたときは,公務に関すると認められるものに限り,その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。

(平12訓令7・一部改正)

(文書受領の特例)

第10条 定例的な届,申請書,経由文書,一時に多数を受領する文書又は小包等については,第8条の規定にかかわらず直接主管課が受領することができる。

(平12訓令7・一部改正)

(勤務時間外における受領文書の処理)

第11条 勤務時間外に送達された文書は,当直者が受け取り,当直日誌に記載して総務課長に引き継ぐものとする。この場合において,緊急と認められるものは,直ちに主管課長に連絡しなければならない。

(平12訓令7・一部改正)

(総務課長以外が受領した文書の取扱い)

第12条 職員が出張先で収受した文書(第10条に規定する文書を除く。)は,速やかに総務課長に回付しなければならない。

(平12訓令7・一部改正)

(文書の配付の方法)

第13条 第8条第1項各号に規定する文書の配付は,次の各号によるものとする。

(1) 第8条第1項第1号に規定する文書にあつては,総務課備付けの文書区分箱により配付するものとする。

(2) 第8条第1項第2号から第6号に規定する文書にあつては,総務課担当係員が直接配付するものとする。

2 文書取扱者は,毎日1回以上,前項第1号に規定する文書区分箱から文書を収受しなければならない。

第3章 文書の処理

(配付文書の処理)

第14条 文書取扱者は,第8条第1項の規定により文書の配付を受けたとき,又は第10条の規定により文書を受領したときは,当該文書を開封し,刊行物,ポスターその他内容が軽易なものを除き当該文書の余白に受付印を押し,文書収受簿(様式第4号)に記載し,主管部長及び課長の閲覧に供しなければならない。

2 文書取扱者は,配付を受けた文書の中に主管に属さないものがあるときは,直ちに総務課長に返付しなければならない。

3 課長は,第1項に規定する閲覧の際,処理方針を指示するとともに,特に重要な文書については,担当者に配付する前に市長,副市長等の閲覧に供し,処理方針について指示を受け,他の課に関係のある事案の処理については,関係課長と協議しなければならない。

(平12訓令7・平19訓令7・一部改正)

(経由文書の取扱い)

第15条 監督官庁,その他に対する願,届等で単に経由にとどまるものは,文書経由簿(様式第5号)に記載し,経由印(様式第6号)を押して進達しなければならない。ただし,別に副申を要するものについては,一般文書の処理方法によらなければならない。

(平12訓令7・一部改正)

(文書の起案)

第16条 すべての事案の処理は,文書によるものとし,文書の起案は起案用紙(様式第7号)を用いなければならない。ただし,軽易なものは,その収受文書の余白に起案するか,又は定例のものにあつては,帳簿をもつて処理することができる。

(起案の要領)

第17条 起案は,次の要領によるほか,様式に従い必要事項を記載しなければならない。

(1) 決裁区分の表示については,次に掲げる区分に従い,該当する記号を○印で囲むこと。

甲 市長の決裁を受けるもの

乙 副市長の専決で済むもの

丙 部長の専決で済むもの

丁 課長の専決で済むもの

(2) 起案文書には,起案の理由,経過,関係法令名等参考となる事項を記述し,必要に応じて参考資料を添付すること。ただし,定例又は軽易な事案については,これを省略することができる。

(平19訓令7・一部改正)

(法令審査委員会の審査を要する文書の決裁)

第18条 常陸太田市法令審査委員会規程(昭和49年常陸太田市訓令第2号)第5条に規定する審査の対象となる事案は,市法令審査委員会の審査を経たのち,市長の決裁を受けるものとする。

(合議)

第19条 他の部課に関係のある事案は,その関係部課長の合議を経て決裁を受けなければならない。ただし,緊急を要するもの又は特に理由があると認められるものは,決裁を得た後関係部課長に合議することができる。

2 合議を受けた部課長は,特別の事情があるものを除くほか,直ちに同意又は不同意を決しなければならない。

3 合議を受けた部課長において,異議があるときは,主管部課長と協議し,なお,その意見が一致しないときは,上司の指示を受けなければならない。

4 主管部課長において,合議をした原議を改廃するときは,関係部課長と更に協議しなければならない。

(総務課長への合議)

第20条 次の各号に掲げる文書は,決裁前に総務課長に合議しなければならない。

(1) 議会に提出する案件

(2) 第6条に規定する法規文書,令達文書及び公示文書

(3) 法令の解釈及び運用の方法に関する案件

(4) その他市政に影響を及ぼす重要な文書

第4章 文書の施行

(決裁済文書の取扱い)

第21条 市長決裁又は副市長専決を受けたものは秘書課において,部長専決又は課長専決によるものは,専決権者が決裁年月日を記入する。

2 起案文書について決裁があつたときは,直ちに浄書,発送又は保管の手続をしなければならない。

(平19訓令7・一部改正)

(公示を必要とする文書の取扱い)

第22条 常陸太田市公告式条例(昭和30年常陸太田市条例第50号)の規定に基づき公布する文書その他公示を必要とする文書及びその原議は,決裁後直ちに総務課長に送付しなければならない。

2 公示をしたときは,当該原議は,条例,規則,訓令及び告示においては,総務課長が保管し,その他のものは,主管課長に返付する。

(平12訓令7・一部改正)

(文書の記号,番号及び発信者名)

第23条 公文書には,次の各号に定めるところにより,記号及び番号を付さなければならない。ただし,軽易な文書及び庁内文書並びに記号及び番号を付すことが適当でないものにあつては,記号及び番号を省略することができる。

(1) 法規文書,令達文書及び公示文書には,市名及びその種別を記載し,総務課において令達番号簿(様式第8号)により種別ごとに追次番号を付すこと。

(2) 発送文書(前号に規定するものを除く。)は,主管課において,文書発送簿(様式第9号)により追次番号を付すこと。

2 発送文書は,市長又はその他職務権限を有する者の職氏名をもつて発信しなければならない。ただし,通知,事務連絡等軽易な事案に係るものについては,副市長又は担当部課長の職氏名をもつて発信することができる。この場合において,あて先名と均衡を失しないようあて先名と同等の職氏名を用いるものとする。

3 庁内文書は,原則として職名をもつて発信するものとする。

(平12訓令7・平19訓令7・平22訓令4・一部改正)

(浄書又は印刷)

第24条 文書の浄書又は印刷は,主管課において行うものとする。

(公印及び契印)

第25条 発送文書には,公印を押印しなければならない。ただし,その内容が軽易なものについては,公印を省略することができる。

2 発送文書のうち,その内容が重要なものについては契印を押印しなければならない。

(発送の方法)

第26条 文書の発送は,郵送の方法により総務課長が行う。ただし,総務課長が特に認めるものについては,この限りでない。

(平12訓令7・一部改正)

(定例発送)

第27条 総務課長は,前条の規定により発送する場合において,発送先を一にするものがあるときは,定例の発送日を定め,各課の文書等を一括して発送することができる。

(平12訓令7・一部改正)

(郵送の手続)

第28条 郵便により発送する文書は,原則として料金後納の方法によるものとする。ただし,これにより難いときは郵便切手又は官製はがきを使用することができる。

2 前条の規定により一括発送する場合を除き,発送を要する文書等は,すべて主管課において封又は包装をしなければならない。

3 料金後納の方法による場合は,郵便物に料金後納郵便物差出票(様式第10号)を添えて午後3時30分までに総務課長へ提出しなければならない。

4 総務課長は月毎に各課の料金後納郵便物差出票を集計し,料金後納郵便明細票(様式第11号)を各課に送付しなければならない。

(平12訓令7・一部改正)

(特殊郵便物等の発送)

第29条 書留,親展等特殊な発送取扱いをするもの,又は後日発送したことの確認を要するものその他発送について記録を必要とするものについては,文書発送簿に記載し,主管課長の査閲を受けなければならない。

2 電報は,文書発送簿に記載し,発信の手続をとらなければならない。

第5章 文書の整理及び保管

(平12訓令7・全改)

(文書整理の原則)

第30条 文書は,常に整理し,重要なものは,非常災害に際していつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくとともに,紛失,火災,盗難等の予防を完全にしなければならない。

(平12訓令7・全改)

(常用文書)

第31条 主管課長は,年度が更新されても使用頻度が高い文書等を常用文書として指定することができる。

2 常用文書に指定することができる文書は,次に掲げるものとする。

(1) 未完結文書

(2) 台帳,名簿等の使用頻度の高い簿冊

(平12訓令7・全改)

(文書の整理)

第32条 文書の整理は,簿冊により行うものとする。

2 簿冊には,次の各号に掲げる事項を記入したタイトル(様式第12号)を原則として表紙及び背表紙に貼付するものとする。

(1) 保存年限の色分けラベル

 3年保存文書 緑色

 5年保存文書 黄色

 10年保存文書 青色

 永年保存文書 赤色

(2) 文書分類番号

(3) 細分類名

(4) サブタイトル

(平12訓令7・全改)

(文書目録の添付)

第33条 簿冊には,綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため,文書目録(様式第13号)を簿冊の先頭に添付する。ただし,簿冊の大きさ,形状等により文書目録を当該簿冊に綴ることができない場合は,文書取扱者が一括して管理する。

2 文書目録は原則として3年保存以上の簿冊に添付する。

3 同一の簿冊に複数年度(年)の文書が綴られている場合には,文書目録は年度(年)ごとに別葉で作成する。

4 簿冊に新たな文書が綴られる場合には,原則として当該文書の右上に通し番号を朱書により記入し,文書目録に通し番号及び文書名を順次追加する。

5 総務課長の指示のあつたときは,文書目録の写しを総務課へ提出する。

(平12訓令7・全改)

(文書の保管)

第34条 文書の保管は,各課の文書取扱者のもとで行うものとする。

2 保管の期間は,原則として保存年限起算日より3年間とし,保管場所等のルールを定めて保管,閲覧の管理を行う。

3 保管の方法は,次に定めるとおりとする。

(1) 年度当初に,総務課長は,各課の文書取扱者に保存(保管)簿冊原簿(様式第14号)を提示する。

(2) 各課の文書取扱者は,提示された保存(保管)簿冊原簿について,その年度を通して保管簿冊等の情報を加除,修正し,年度末に確定したものを総務課長に提出する。

(3) 総務課長は,各課等の確定した保存(保管)簿冊原簿を情報政策課長に送付し,情報政策課長が,これを管理する。

(平12訓令7・全改)

(文書の移し換え)

第35条 主管課長は,第31条に規定する常用文書を除き,3年間の保管期間の経過した文書のうち,保存年限が満了していない文書について毎年総務課長の定める文書整理期間内に移し換えを行うものとする。

2 文書の移し換えは,各課の文書取扱者が総務課長の指定する場所に収納することによつて行う。

3 保管期間が3年を経過していない簿冊であつても,業務に支障のないものについては,移し換えを行うことができる。

(平12訓令7・全改)

第36条 文書の保存年限は,特に定めのあるものを除き,次の5種とする。

(1) 第1種 永年保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項各号に定める文書の保存年限区分の基準は,別表に定めるとおりとする。

3 文書の保存年限は,当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(平12訓令7・全改)

第6章 文書の保存及び廃棄

(平12訓令7・全改)

(文書の保存)

第37条 文書の保存は各課で担当し,それぞれの文書の保存年限にしたがつて,保存期間が満了するまでの期間,保存する。

(平12訓令7・全改)

(保存書庫の管理)

第38条 保存書庫の管理は,総務課長が行うものとする。

2 総務課長は,各課の文書量を考慮した書棚の割振り,保存書庫の保守,点検,鍵の管理等を行う。

(平12訓令7・全改)

(保存文書の利用)

第39条 保存文書は,総務課備え付けの書庫入退出簿に所要事項を記入の上,利用等を行う。

(平12訓令7・全改)

(廃棄)

第40条 保存年限満了文書の廃棄は,毎年総務課長の定める文書整理期間内に総務課長立ち会いのもとで各主管課長が行う。

2 文書の廃棄は,次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 総務課長は,各課の文書取扱者に廃棄対象簿冊リストを提示する。

(2) 文書取扱者は,この廃棄対象簿冊リストに基づいて,各課内及び書庫等にある廃棄対象簿冊を照合し,廃棄対象簿冊を総務課長の指定する日に指定した場所へ運ぶ。

(3) 総務課長は,運び込まれた廃棄対象簿冊を確認し,廃棄対象簿冊リストに廃棄年月日を朱書きする。

(4) 総務課長は,廃棄年月日を朱書きした廃棄対象簿冊リストを情報政策課長に送付し,情報政策課長がこれを管理する。

3 各主管課長は,確認済みの廃棄対象簿冊を焼却,裁断等適切な方法で処分する。

(平12訓令7・全改)

附 則

この訓令は,平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第7号)

この訓令は,平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第7号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第4号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令第9号)

この訓令は,平成24年7月9日から施行する。

別表 文書の保存年限区分基準表(第36条関係)

(平12訓令7・追加,平19訓令7・平24訓令9・一部改正)

1 第1種 永年保存

(1) 市議会に関する重要なもの

(2) 条例,規則,告示,訓令,達,指令等の原議及び関係書類

(3) 郷土史の資料となるもの

(4) 国又は県の訓令,指令,例規,重要な通ちよう及び往復文書で永年保存の必要のあるもの

(5) 市の広報

(6) 職階,進退,賞罰,身分等の人事に関する書類で重要なもの

(7) 退職金及び遺族年金,扶助料に関するもの

(8) ほう賞及び儀式に関するもの

(9) 異議の申立,訴願,訴訟及び和解に関する重要なもの

(10) 調査,統計,報告,証明等で特に重要なもの

(11) 行政事務の重要施策に関するもの

(12) 事務の引継ぎに関する重要なもの

(13) 予算,決算及び出納に関する特に重要なもの

(14) 財産,営造物及び市債に関する重要なもの

(15) 市税,徴収に関する特に重要なもの

(16) 寄附受納に関する重要なもの

(17) 許可,認可又は契約に関する重要なもの

(18) 隣接市町村との分合に関するもの

(19) 事業及び事業計画に関する重要なもの

(20) 工事に関する特に重要なもの

(21) 原簿,台帳等で特に重要なもの

(22) 法令に基づく各種台帳

(23) その他永年保存を必要とするもの

2 第2種 10年保存

(1) 市議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 予算,決算及び出納に関する重要なもの

(4) 補助金に関する重要なもの

(5) 職階,進退,身分等人事に関するもの

(6) 調査,統計,報告,証明等で重要なもの

(7) 官報,県報

(8) 原簿,台帳等で重要なもの

(9) 徴税その他公租,公課に関するもの

(10) その他10年保存を必要とするもの

3 第3種 5年保存

(1) 調査,統計,報告,証明等に関するもの

(2) 財産,営造物に関するもので第1種以外のもの

(3) 給与に関する重要なもの

(4) 文書の収受,発送処置に関するもの

(5) 工事又は物品に関するもの

(6) その他5年保存を必要とするもの

4 第4種 3年保存

(1) 予算,決算及び出納に関するもの

(2) 給与に関するもの

(3) 照会,回答その他往復文書に関するもの

(4) 出勤,遅参,早退,休暇,出張等の願及び届に関するもの

(5) その他3年保存を必要とするもの

5 第5種 1年保存

第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの

(1) 忌報,身分,住所等の届に関するもの

(2) 日誌,調査,報告,通知等で特に軽易なもの

(3) 消耗品,受払に関する特に軽易なもの

(4) 照会,回答その他の文書で軽易なもの

(5) 処理を終わつた一時限りの願及び届に関するもの

(平12訓令7・全改)

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(平12訓令7・全改)

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(平12訓令7・全改)

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(平12訓令7・平19訓令7・一部改正)

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(平12訓令7・全改)

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(平12訓令7・追加)

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(平12訓令7・追加)

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常陸太田市文書取扱規程

平成9年3月31日 訓令第15号

(平成24年7月9日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章
沿革情報
平成9年3月31日 訓令第15号
平成12年3月31日 訓令第7号
平成19年3月29日 訓令第7号
平成22年3月31日 訓令第4号
平成24年6月26日 訓令第9号